11 benefícios da automatização da folha de pagamento
Gestão de RH | 27 de dezembro de 2023
Se sua empresa ainda usa planilhas, está mais do que a hora de considerar a automatização da folha de pagamento. Com um sistema de folha de pagamento, você pode acelerar significativamente os processos. E como todo líder de negócio sabe, tempo é dinheiro.
O RH moderno sempre será uma peça fundamental em qualquer boa estratégia de negócios e a automação de processos rapidamente se tornou a palavra de ordem dos departamentos em todos os lugares. Numa economia global frenética e altamente competitiva, as empresas enfrentam uma pressão crescente para fazer mais em menos tempo, utilizando menos recursos. As empresas modernas enfrentam uma escolha difícil: evoluir ou ficar para trás.
Esta pressão para se tornarem mais ágeis e eficientes está levando muitas empresas a avaliarem a forma como os funcionários executam tarefas vitais diárias, como compras, relatórios e folha de pagamento. Estas tarefas de back-office são muitas vezes trabalhosas e repetitivas e trazem consigo um elevado risco de erros humanos.
Sistemas de automatização da folha de pagamento, sejam internos ou terceirizados, entregam diversos benefícios. Vamos destacar os mais importantes:
1 – Administração de benefícios
Oferecer benefícios corporativos ao pessoal é uma parte vital para permanecer competitivo e atrair os melhores talentos para o negócio. No entanto, também pode exigir muita mão-de-obra alocada na equipe da folha de pagamento. Com o sistema de Benefícios, é possível gerenciar todos os tipos de benefícios na folha de pagamento, provendo descontos e custos da empresa, gerando uma visão macro dos fornecedores escolhidos. Tudo de forma organizada e estratégica, tanto para os funcionários como para os dependentes, oferecendo benefícios mais relevantes.
2 – Redução de erros
Erros na folha de pagamento podem ser uma das principais causas de insatisfação com a organização. Embora as planilhas e calculadoras do Excel sejam suficientes para fazer cálculos básicos, sistemas de automatização de folha de pagamento são muito mais eficientes e confiáveis quando se trata de calcular o salário bruto, deduções com base na conformidade legal, deduções fiscais etc.
3 – Redução de custos
Claramente, o maior benefício da automatização da folha de pagamento é o processamento com muito mais eficiência e rapidez do que os sistemas manuais. Isto é especialmente importante para organizações com centenas, ou mesmo milhares, de funcionários na folha de pagamento. A automatização da folha de pagamento pode lidar com a mesma carga de trabalho em uma fração do tempo, o que permite que as equipes de RH se concentrem em projetos mais importantes.
4 – Redução de custos indiretos
Com a automatização da folha de pagamento, é possível reduzir despesas acessórias como impressoras, copiadoras, calculadoras, armários para armazenamento de documentos físicos etc.
5 – Retenção de talentos
O processamento salarial preciso e descomplicado motiva os funcionários. Além disso, processos flexíveis de folha de pagamento que inserem funcionários remotos e temporários ajudam a atrair os melhores recursos para o banco de talentos.
6 – Aumentar a segurança
Papéis e planilhas não são locais seguros para guardar dados importantes da folha de pagamento. Com a automatização da folha de pagamento, os dados são criptografados e protegidos por senha, para que ninguém (além de você e sua equipe) possa acessá-los facilmente.
7 – Gerar relatórios e insights
Tomar decisões estratégicas sobre folha de pagamento ou prever custos trabalhistas é muito mais fácil com sistemas automatizados. O que não é fácil é vasculhar todo o trabalho manual para rastrear as informações da folha de pagamento e montá-las manualmente em um relatório. Inovadores sistemas de folha de pagamento fornecem relatórios customizados para que o gestor possa ter certeza de que tudo está funcionando perfeitamente e de que está tomando as decisões corretas para sua organização. Com relatórios sobre horas extras, paridade salarial, relatórios de frequência e licenças e muito mais, é possível tomar decisões mais assertivas.
8 – Orçamento de pessoal
Com a funcionalidade de orçamento de pessoal, é possível ter acesso à um conjunto de ferramentas e funções que geram cenários futuros e reais da folha de pagamento, apresentando tanto o realizado quanto o previsto, descrevendo os desvios encontrados. Logo, proporciona competitividade, favorecendo a criação de novas estratégias, procedimentos e soluções.
9 – Recolher, pagar e arquivar impostos
Os impostos sobre a folha de pagamento podem ser uma parte confusa e estressante da gestão, especialmente quando existem funcionários trabalhando em muitos estados ou países diferentes. Os sistemas automatizados de folha de pagamento podem monitorar os impostos aplicáveis para diferentes áreas e setores, aplicar corretamente esses impostos aos salários dos funcionários e, em seguida, remeter esses salários à agência governamental apropriada. Os códigos fiscais podem ser atualizados à medida que as leis mudam, e os empregadores nunca precisam se preocupar em deduzir valores errados ou perder o prazo de declaração de impostos.
10 – Pronto para auditoria
Com a automatização da folha de pagamento, é possível ter todas as informações ao alcance, sem a necessidade de ficar procurando dados sempre que houver uma auditoria. Já se foi o tempo em que era preciso examinar pilhas de arquivos para verificar as informações da folha de pagamento solicitadas pelo auditor. Uma solução automatizada de folha de pagamento armazena todos os dados, incluindo horas trabalhadas, licenças tiradas, deduções, estrutura salarial etc., que podem ser facilmente acessadas conforme a necessidade.
11 – Autoatendimento para funcionários
Os funcionários podem visualizar seus contracheques, deduções, declarações fiscais, dados de licenças e presenças e muito mais.
É hora de investir na automatização da folha de pagamento
A folha de pagamento é uma função ideal para automatização devido à sua complexidade, requisitos de conformidade e potencial para economia de custos e aumento de eficiência. Ao investir na automatização da folha de pagamento, as organizações podem agilizar seus processos, reduzir erros e melhorar a experiência geral dos funcionários.
À medida que as empresas continuam a enfrentar uma pressão crescente para agilizar as operações e reduzir custos, a automatização da folha de pagamento é essencial para atingir estes objetivos. Ao adotar sistemas automatizados, as empresas podem melhorar a eficiência, reduzir erros e concentrar-se nas suas competências essenciais, permitindo-lhes prosperar num cenário empresarial em constante mudança.
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