4 aspectos para avaliar na escolha de uma nova tecnologia para o RH

Em muitas organizações, a Transformação Digital deixou de ser tendência e já é realidade, inclusive no setor de Recursos Humanos (RH).

De acordo com uma pesquisa realizada em 2019 pela Deloitte, nos próximos anos os investimentos das empresas em Transformação Digital deve crescer em 25%. Porém, esse processo não é tão simples e deve ser realizado em três etapas principais:

• Digitização: Quando ocorre mudança do analógico para o digital.
• Digitalização: Quando há implementação de ferramentas digitais em operações diárias.
• Transformação Digital: Quando já se pode falar em cultura organizacional de inovação.

Escolher adequadamente uma nova tecnologia para o RH é fundamental para que cada uma dessas etapas sejam concluídas com sucesso. Veja aqui 4 aspectos que devem ser avaliados na escolha da tecnologia mais indicada para sua organização:

Defina seus objetivos e estratégias

Tal como qualquer decisão de alto custo e importância para as organizações, é preciso que a escolha da tecnologia para o RH esteja alinhada aos objetivos e estratégias do departamento e da empresa. Comece avaliando em qual das etapas da Transformação Digital sua equipe se encontra para então saber o que você deve buscar na solução a ser contratada.

Considere também que a experiência digital não deve apenas aumentar a produtividade, mas deve facilitar a rotina de trabalho dos colaboradores. Portanto é preciso que além de apresentar fácil usabilidade, essas tecnologias permitam melhoria da experiência do funcionário e que ele alcance todo o potencial que tem.

Quais são as tarefas que você pretende realizar?

De fato, muitas tecnologias disponíveis no mercado chamam a atenção devido à variedade de funções (ou features) que oferecem.

Porém, por mais atrativas que sejam, elas também encarecem o produto, então elenque previamente quais são as features que a tecnologia de RH que você busca precisa ter (must have), e quais seriam legais de ter (nice to have). Ferramentas como a Global Antares, da Apdata, por exemplo, foram criadas para lidar com processos, demandas e gargalos que dizem respeito ao cotidiano do RH, isto é, que eliminam as burocracias que hoje impedem que o setor seja mais estratégico nas organizações.

O contrário disso é correr o risco de optar por um produto extremamente caro e que não resolverá seus problemas.

Algumas opções de funções que a Global Antares possui e que podem ser elencadas como “must have” são:

– Administração de pessoal: Folha de pagamento, benefícios e orçamento de pessoal

– Ponto e acesso: Controle de frequência, acesso e segurança

– Gestão complementar: Processos judiciais, pesquisas, gestão de contratos

– Recursos Humanos: Quadro de pessoal, cargos e salários, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão por competências, gestão por objetivos e carreira e sucessão

– Medicina e segurança: Medicina ocupacional, segurança do trabalho e gestão ambiental

Características que são essenciais

Por mais que cada empresa e RH devam buscar soluções de acordo com as necessidades e objetivos específicos, algumas características são essenciais para a escolha dessa tecnologia em qualquer organização que seja. São elas:

– Acesso e disponibilização na nuvem;

– Treinamento para uso da tecnologia e suporte para o usuário;

– Segurança e criptografia;

– Uso intuitivo;

– Escalabilidade.

Inclua outros departamentos e não tenha pressa

Por se tratar de um passo muito importante para a Transformação Digital da organização e do RH, é fundamental que o processo seja feito com calma e envolva outros departamentos, como Tecnologia da Informação, jurídico e compras.

Com relação ao Recursos Humanos, devem participar da tomada de decisão tanto as lideranças quanto o colaborador que estará envolvido no uso diário da ferramenta.

Portanto, se possível, solicite ao fornecedor uma amostra de uso da tecnologia e coloque esses colaboradores para testar. Afinal, são eles que conhecem as maiores dificuldades da rotina e que poderão atestar se o uso atende o que o departamento está buscando.

De fato, a escolha pela tecnologia correta pode ajudar sua equipe a operar com mais eficiência, portanto uma plataforma intuitiva e adaptável, que possa ser acessada com segurança por meio de qualquer dispositivo habilitado, deve ganhar pontos extras.