Adiamento da LGPD vai dar tempo para que RHs se organizem

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estava prevista para entrar em vigor em agosto. Porém, foi adiada para maio do ano seguinte devido ao estado de calamidade pública instituído no Brasil em decorrência da pandemia do novo coronavírus.

Com isso, as empresas ganharam um fôlego para se adaptarem e se adequarem – a partir da nova data o não cumprimento da lei estará sujeito a punições.

Segundo uma pesquisa realizada em março pela Serasa Experian, 85% das organizações declararam não estar preparadas para atender às exigências da LGPD (que ainda era prevista para 2020), e a maioria pretendia estar pronta dentro de um ano.

Portanto, o RH também deve aproveitar esse momento para se preparar e auxiliar a empresa durante a transição, de forma a ter mais responsabilidade sobre a aquisição e uso de dados de seus clientes e potenciais consumidores. Com isso, espera-se que, em maio de 2021, grande parte das empresas estejam preparadas para a aplicação da lei e suas penalidades.

Vale lembrar que grande parte dos departamentos de RH das organizações já passaram pela primeira “onda” de digitização e digitalização (os dois primeiros passos da Transformação Digital) ao implantarem o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), o que os torna mais preparados para a chegada da LGPD.

No entanto, outras soluções podem ser adotadas: a Global Antares, da Apdata, possui módulos que possibilitam uma adaptação mais ágil e assertiva das novas regras, como o de Controle de Acesso e Segurança, que gerencia todos os dados e acessos dos colaboradores da empresa.

Assim, o tempo extra obtido pode ser utilizado para realizar um diagnóstico a respeito do uso dos recursos digitais dentro do departamento, bem como o que pode ser melhorado. Afinal, o RH precisará encontrar uma nova forma de armazenar dados pessoais, o que demanda aprendizado tecnológico e alinhamento às políticas internas.

O mesmo estudo já citado indicou, também, que 72% das empresas com mais de 100 funcionários tinham, em março, a intenção de contratar alguma consultoria externa ou um profissional capacitado para auxiliar na adequação à LGPD.

Portanto, esse período pode ser utilizado, também, para antecipar essas consultorias e promover treinamentos e capacitação àqueles que vão guiar o processo dentro da instituição.

Com isso, o Recursos Humanos tem um papel duplo: Primeiro, de auxiliar na educação do colaborador a respeito da importância de cada um se preparar para essa mudança e de ser agente de transformação. Em segundo lugar, ser treinado e capacitado com relação às implicâncias jurídicas e técnicas da LGPD, para saber como atuar nesse novo cenário.

Outra ação que pode ser antecipada com esse adiamento é a revisão de contratos e fornecedores, pois sabe-se que manter negócios com empresas que não cumprem com os requisitos de segurança e privacidade de dados impostos pela LGPD pode ter grandes implicações jurídicas.

Assim, os departamentos de Recursos Humanos, jurídico e Tecnologia da Informação devem trabalhar juntos para garantir que os parceiros do RH façam uso de tecnologias seguras.

Note que essa preparação para a LGPD demanda um grande relacionamento com o departamento jurídico. Como já citamos, esses profissionais ajudam a promover treinamentos adequados, a revisar os contratos, a participar do processo de novas contratações de fornecedores e a criar normas de segurança para a rotina e dados que circulam no RH. São ações que evitarão penalidades para a empresa por descumprimento da lei, bem como garantirão uma vantagem competitiva frente aos concorrentes.

Portanto, as instituições devem enxergar esse período como uma oportunidade de adiantar os planejamentos e mudanças necessárias para que em agosto de 2021 as áreas afetadas da organização já estejam rodando com maestria de acordo com as exigências da lei. E, além disso, que a Transformação Digital já seja parte da cultura organizacional ou, ao menos, do Recursos Humanos.