Como criar uma Transformação Digital sustentável em RH

Implementar uma Transformação Digital em qualquer departamento não é uma tarefa fácil. Além de ter que lidar com a resistência de muitos colaboradores, é preciso desenvolver um planejamento estratégico estruturado e realizar avaliações constantes ao longo do projeto.

Porém, as organizações que quiserem continuar sendo referência terão que se adaptar à nova maneira de fazer negócios. Preparar o RH para sair da zona de conforto e trabalhar com foco em inovação é uma dessas novas abordagens.

Por causa de vários erros conceituais sobre Transformação Digital, muitas empresas acabam cometendo equívocos. Um deles é acreditar que o foco deve ser apenas na tecnologia. Outro é o excesso de burocracias, que pode ser uma das maiores barreiras dentro das organizações.

Em terceiro lugar, o que torna a Transformação Digital insustentável é a falta de visão dos gestores de que esse processo é mais do que investir em novas tecnologias. Trata-se de uma mudança em todos os paradigmas operacionais e que depende do RH porque só ele é capaz de conduzir a adequação das pessoas.

É por isso que, para que ela ocorra e que seja sustentável, necessita de uma cultura apoiada na inovação e na digitalização.

Criar um planejamento

Para alcançar o nível de sustentabilidade desejado, é preciso guiar a jornada com base em uma estratégia ampla, mas que considere as características específicas da organização. Assim, para que haja mais chance de sucesso, a Transformação Digital precisa ser um processo de três estágios.

O primeiro estágio é a digitização. Segundo a consultoria estadunidense Gartner, é quando todos os registros feitos em papel passam a ser disponibilizados de maneira digital. É um passo simples e seguro e que, atualmente, já foi concluído ou está em andamento na maior parte das empresas.

O segundo momento é o que pode gerar mais choques culturais para os colaboradores. Trata-se de implementar as ferramentas digitais em operações diárias – o que implica em dois desafios: escolher tecnologias de fácil uso e que garantam o aumento da produtividade, e estabelecer uma cultura de inovação.

É nesse segundo ponto que muitas empresas falham e não conseguem uma Transformação Digital sustentável. Um exemplo de tecnologia que pode ser usada no RH são os portais capazes de digitalizar vários processos, como programação de férias dos funcionários. Note que essa mudança – relativamente simples – pode melhorar muito a produtividade e reduzir as demandas de tarefas para o departamento.

Por fim, chega o estágio de consolidação da Transformação Digital. Aqui ocorre uma digitalização total do trabalho, quando já se pode falar em cultura de inovação. Porém, é fundamental que seja feita uma profunda revisão dos processos para identificar quais são necessários e quais eram importantes apenas quando eram manuais.

Sabe-se que essa etapa foi concluída com sucesso quando a tecnologia estiver sendo usada para solucionar todos os problemas que devem ser resolvidos.

Percebe-se, assim, que a Transformação Digital é, antes de tudo, uma mudança de paradigma. É fundamental que haja um time dedicado à transição tecnológica dos processos e que um canal muito transparente de comunicação com os colaboradores seja construído – para que eles se sintam confortáveis em fornecer feedbacks.

Entre todos os estágios, a empresa deve se manter atenta a novidades e demandas de mercado. Caso contrário, os “novos” processos já podem estar ultrapassados ao final da Transformação Digital.

Se sua organização já iniciou a primeira ou segunda etapa, faça um diagnóstico para garantir que haja uma estratégia por trás das mudanças e que ela priorize as pessoas além da tecnologia. Quanto antes as falhas do processo forem corrigidas, maior a probabilidade desse novo modelo se sustentar ao longo dos anos.