Como otimizar a aprovação de orçamentos do RH com a ajuda de dados

Para que uma organização consiga atingir seus objetivos ao longo de um ano, é necessário que cada setor faça seu próprio planejamento financeiro (orçamento ou budget, no inglês). Porém, ainda que cada empresa tenha uma metodologia diferente para fazer essa projeção, ela deve estar alinhada ao planejamento estratégico e aos objetivos do negócio para o período em questão. Só assim cada departamento vai conseguir administrar e direcionar o uso dos orçamentos próprios para que a empresa alcance as metas.

Para auxiliar as empresas e o setor de Recursos Humanos nesse processo, há softwares e tecnologias disponíveis no mercado. Trata-se de um conjunto de ferramentas com funcionalidades como projeção de valores, simulação de cenários, confronto entre valores reais e previstos e revisão orçamentária constante.

Um deles é a Global Antares, solução da Apdata que reúne módulos diversos de automação de atividades do RH, como orçamento. Com ele, é possível fazer revisões, projeções, análises, gerar relatórios e integrar tudo com a folha de pagamento de pessoal.

De forma geral, há dois métodos que podem ser utilizados para planejar as ações do ano, tendo como base o orçamento recebido pelo setor:

– Fazer ajustes: Quando os novos valores são recebidos pelo departamento, faz-se acréscimos ou reduções com base no que foi planejado e realizado no ano anterior.

– Partir do zero: Inicia-se com um documento em branco, pensando exclusivamente no futuro. Porém, cada item deve ter uma justificativa plausível para ser inserido ali.

De qualquer forma, a criação de um orçamento requer a reunião de muitas informações. Quando falamos em otimizar a aprovação do budget dos Recursos Humanos, os principais dados necessários são:

• Projeção da quantidade de funcionários para o próximo ano
• Projeção de custo de benefícios
• Projeção de custo com salários
• Taxa de rotatividade prevista
• Custos referentes ao último ano
• Novos benefícios e programas que devem ser implementados
• Possíveis mudanças na política da empresa, na estratégia de negócios ou leis e regulamentações que podem impactar

Há, também, os fatores que podem ou não ser inseridos na planilha de orçamentos do RH, visto que algumas vezes ficam como responsabilidade de outros departamentos. Podemos dividi-los em:

Seleção de talentos

• Anúncios de vagas
• Pagamentos (mensais ou esporádicos) para agências de seleção
• Criação e aplicação de testes de habilidades
• Viagens para seleção e recrutamento
• Brindes e materiais para as etapas de seleção
• Custos de impressão (fichas de aplicação, folhetos de recrutamento)
• Participação em feiras e eventos de recrutamento
• Sistemas e softwares de seleção de candidatos

Treinamento e capacitação

• Taxas de inscrição para capacitação em instituições externas
• Custos de viagem
• Certificações
• Pagamento de consultores e treinadores
• Materiais para os programas internos
• Aluguel de audiovisual e toda a estrutura para os treinamentos internos

Compensação e benefícios

• Salários do quadro de funcionários
• Horas extras
• Custos da folha de pagamento
• Aumentos para incentivo ou retenção de talentos
• Planos de saúde e outros benefícios
• Seguro de vida e de invalidez
• Participação em lucros e ações

Relações internas e laborais

• Programas de reconhecimento e premiações
• Pesquisas de satisfação
• Confraternizações
• Ações em datas comemorativas (páscoa, dia da mulher e outras)
• Honorários advocatícios
• Custos de admissão e demissão

Saúde e segurança

• Equipe médica e de enfermagem para o atendimento durante o expediente
• Treinamentos de segurança e prevenção a acidentes
• Campanhas de prevenção à violência no ambiente de trabalho, antitabagismo e outras
• Estrutura própria de academia ou incentivo financeiro para exercícios
•  

Outros

• Sistema de Informações de Recursos Humanos
• Assinaturas e cadastros de bancos de dados, plataformas de trabalho e editoras
• Doações e caridade
• Manutenção da intranet

Note que são muitos dados a serem considerados na construção de um orçamento para 12 meses. Portanto, é essencial que ele seja bem planejado e organizado para otimizar a aprovação e garantir que o departamento de RH receba os recursos financeiros necessários. Além disso, utilizar as ferramentas digitais disponíveis no mercado é uma forma de criar um planejamento mais próximo da realidade e alinhado aos objetivos da organização. Assim, será mais fácil promover os programas e iniciativas necessários para atrair e manter uma força de trabalho de qualidade.