Gestão de ponto de funcionários em tempo real? Conheça mais sobre esse recurso

Sabemos que existem diversos processos que devem ser executados mensalmente para fechar uma folha de pagamento. Gerenciar o controle de entrada e saída de pessoas é um deles e pode consumir muito tempo e energia da equipe de Recursos Humanos, especialmente nas empresas que não contam com um sistema de gestão de RH.

Além de atender todos os requisitos já conhecidos da legislação, as empresas precisam também estar em conformidade com as condições estabelecidas pela portaria 1510/2009, que, além de definir requisitos para o equipamento de registro de ponto, ainda oferece uma série de restrições que podem deixar o registro das marcações ainda mais complexo.

Adotar um sistema de ponto eletrônico simplifica e automatiza a gestão do controle de frequência dos funcionários, põe fim aos processos manuais, elimina erros e a redundância de atividades, garante que todas as regras de negócios de horários das empresas sejam inseridas e cumpridas com rigorosidade e precisão – o que incluí as mais complexas particularidades, como as das instituições de ensino e hospitalares, por exemplo – além de ser uma das melhores estratégias para liberar a equipe de RH do trabalho operacional e permitir que os profissionais se dediquem a tarefas mais estratégicas, pois disponibiliza ao gestor dashboards e KPI’s em tempo real, dando suporte à identificação de ocorrências em tempo hábil para regularização e ajustar o desenvolvimento do time.

Como funciona?

Ainda existem muitas empresas que operam com o relógio de ponto físico não integrado a uma ferramenta de gestão de Recursos Humanos. Em outros casos, o relógio de ponto aceita integração com outras ferramentas de RH, mas o sistema de gestão de RH não consegue integrar as informações do relógio físico.

O problema neste modelo de gestão de frequência é que a transmissão de informações do ponto físico para o sistema depende de intervenção humana. Ou seja, dificilmente o gestor consegue ver com rapidez o registro de frequência de um empregado. Em uma operação com um volume expressivo de funcionários, problemas de atrasos, ausências, saídas antecipadas, intrajornadas, interjornadas, horas extras e etc., podem levar semanas para serem percebidos pelo gestor.

Quando uma empresa tem o ponto físico integrado a um sistema de gestão de RH, o gestor de cada área pode fazer a análise de frequência na velocidade necessária que o trabalho exige.

Entenda as portarias 1501/2009 e 373/2011

Quando o assunto é controle de ponto, a equipe de Recursos Humanos precisa estar atenta à Portaria 1501, também conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico, e à Portaria 373, de modo a não ter problemas com a com a Fazenda e a Justiça Trabalhista.

A Portaria 1501/2009 regulamenta como deve ser feito o Registro Eletrônico de Ponto (REP) e, segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o principal objetivo da lei é preservar os direitos dos trabalhadores no que diz respeito ao pagamento das horas extras trabalhadas, sendo obrigatória, por exemplo, a emissão de um comprovante do registro de ponto todas as vezes que o empregado efetuar a marcação de uma entrada ou saída. A Portaria 1510/09 também resguarda as empresas, impedindo que aconteçam marcações de ponto erradas, em duplicidade ou mesmo indevidas.

Além do registro, a legislação também definiu como as empresas passariam a tratar os dados gerados por esses sistemas, não sendo permitido nenhum tipo de modificação, alteração ou anulação das informações.

Os principais pontos da Portaria 1510/2009 são:

- Proíbe todo tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticas e alteração dos dados registrados

- Estabelece requisitos para o equipamento de registro de ponto, identificado pela sigla REP

- Obriga a emissão de comprovante da marcação a cada registro efetuado no REP

- Estabelece os requisitos para os programas que farão o tratamento dos dados oriundos do REP

- Estabelece os formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto que o empregador deverá manter e apresentar à fiscalização do trabalho

Já a Portaria 373/2011 flexibiliza o registro, normatizando a adoção de sistemas alternativos de controle, liberando, após acordo coletivo, novas maneiras de batidas de ponto, como o uso de sistemas on-line em dispositivos móveis como smartphones, que em alguns sistemas já contam com recursos de geolocalização ativados, o que permite a empresa configurar locais específicos que o funcionário pode marcar o ponto por meio do celular. Assim, o funcionário não precisa estar no escritório para bater o ponto.

Mas o sistema alternativo deve permitir a identificação entre empregador e empregado e, também, possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo funcionário.

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