O que muda com o e-social simplificado e como se adequar?

O profissional de RH conhece a importância dos dados cadastrados no e-social, que unifica e digitaliza informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas, não importando seu porte. E esses profissionais também sabem do esforço que é preciso para cumprir com as normas exigidas pela regulamentação, que impactam diretamente na forma com que a empresa realiza sua gestão de pessoas. 

Então, do que se trata o e-social simplificado, que entrou no ar em julho de 2021? Ele é um sistema que substitui o e-social implementado pelo governo desde 2018 de forma a tornar os processos de cadastro de informações mais simples. 

O que mudou?

O e-social simplificado estava previsto na Lei nº 13.874/19. O novo formato traz um número reduzido de eventos e campos de preenchimento, flexibilizando as regras para tornar o cadastro mais ágil e com menos erros, já que pendências geram alertas e impedem que o cadastro seja realizado. Sendo assim, facilita o cadastro de dados voltados às obrigações fiscais e previdenciárias da empresa e para depósitos de FGTS. 

Ele possui uma estrutura de dados que utiliza informações que já constam em outros bancos de dados oficiais, por meio do CPF, que se torna uma identificação única, sendo automaticamente incluídas, reduzindo o trabalho e a quantidade de informações que precisavam ser cadastradas.   

Ou seja, o e-social simplificado reduz a burocracia e a complexidade, modernizando o sistema e garantindo maior integridade às informações cadastradas. 

O que vem pela frente

O e-social já substitui diversos dos eventos que as empresas precisam informar, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), anotações na carteira de trabalho, que se tornou 100% digital e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). 

Em breve, a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Comunicação de Dispensa (CD), folha de pagamento, Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), entre outros eventos também deverão estar disponíveis no sistema. 

A empresa já está obrigada a migrar?

Ainda não, apesar dos benefícios, as empresas já implementaram a versão 2.5 e, agora, precisam rever seus processos para migrar para a nova versão (S-1.0) do novo e-social simplificado, inclusive com a necessidade das empresas fornecedoras de soluções para o RH adaptarem suas ferramentas para o novo layout. Assim, até março de 2022, as duas versões estarão ativas. 

Como se preparar

É essencial mapear os processos de RH e revisá-los para ter certeza que todas as regras estão sendo seguidas corretamente, da mesma forma, manter os dados dos funcionários atualizados com todas as informações sobre possíveis riscos, com respectivos laudos técnicos, estejam disponíveis. 

A partir dessas informações, é necessário analisar se os sistemas utilizados pela empresa atendem aos requisitos e, nesse ponto, contar com o apoio de um parceiro externo pode ser fundamental para não correr riscos de sofrer sanções e multas. Fale com um dos nossos especialistas e saiba como a Apdata pode te ajudar.