Dez passos para a sua empresa cumprir as obrigatoriedades do eSocial

O eSocial gerou e ainda irá gerar profundas mudanças nas empresas e os empregadores estão se adaptando a nova obrigação acessória. A obrigatoriedade do Governo Federal unificou o envio de informações pelo empregador em relação aos seus trabalhadores. O sistema exige muitas informações e de diferentes áreas, tais como do trabalhador, da folha de pagamento, fiscais, previdenciárias, de medicina e segurança do trabalho e dados referentes aos processos judiciais.

Por isso, preparamos este guia com dez passos para sua empresa se preparar para cumprir todas as obrigatoriedades do eSocial. Confira:

1. Mudança cultural

Todos os eventos trabalhistas não periódicos devem ser registrados em uma base de dados no ambiente nacional do eSocial denominada RET (Registro de Eventos Trabalhistas) de acordo com os prazos determinados pelo eSocial. Para que isso aconteça, muitas empresas precisarão passar por uma transição cultural. O envio do evento de desligamento de um trabalhador, por exemplo, só poderá ocorrer se antes tiver sido enviado o evento de admissão do mesmo, que comporá o RET.

2. Saneamento de base de dados

Um dos principais desafios do eSocial é o saneamento das informações no banco de dados dos trabalhadores com ou sem vínculo de emprego e de outros cadastros da empresa. Houve um acréscimo considerável de dados para atender à grande quantidade de eventos do eSocial e, em caso de respostas inadequadas ou incompletas, o empregador poderá sofrer penalidades e o trabalhador poderá ter seus direitos prejudicados.

3. Qualificação cadastral

Visa a equalização de 4 campos básicos do trabalhador - nome, data de nascimento, inscrição no CPF e inscrição no PIS/PASEP - entre os cadastros de 3 dos órgãos governamentais, que são a Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social, pois se houver divergência em algum destes 4 dados nestes 3 entes, o evento de admissão do trabalhador será rejeitado pela dúvida sobre quem é de fato o trabalhador que a empresa ora está admitindo.

Deste modo o empregador não poderá enviar o evento de remuneração e, consequentemente, não conseguirá fechar sua folha de pagamento para a geração das guias de recolhimento dos tributos. Para isso será disponibilizado em tempo hábil para o empregador um aplicativo no site do eSocial para que seja enviado um arquivo com todos os trabalhadores da empresa e retornada a situação dos que tiverem divergências a corrigir.

4. Revisão de processos

A revisão dos processos internos da empresa para o eSocial, sejam eles trabalhistas, revidenciários e/ou fiscais são de fundamental importância. Este projeto do governo federal trouxe muitos requerimentos legais que são novidade para o empregador, e é preciso assegurar a conformidade deles.

5. Integração entre áreas

As informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial serão providas por diversas áreas/setores da empresa, tais como: Recursos Humanos, Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho, Fiscal, Financeira e a Jurídica. Por esse motivo, muitas empresas devem rever a interação entre estas áreas para garantir que os eventos sejam enviados em conformidade com as especificações do eSocial e para que não haja risco de multas para o empregador.

6. Alinhamento com fornecedor externo

Muitos dos fornecedores que atendem às empresas em diversas áreas podem estar ou não totalmente aderentes ao eSocial. É muito importante alinhar essa questão com seu fornecedor de forma clara e transparente e compreender quais providências devem ser tomadas para evitar dados incorretos ou inconsistentes e não prejudicar o resultado final da adequação.

7. Adequações sistêmicas

O objetivo desta adequação é encontrar um sistema que atenda às demandas da empresa da melhor forma possível, evitando inconsistências e viabilizando o cadastramento e o envio dos eventos para o ambiente nacional do eSocial. Quanto mais completo e abrangente for o sistema, maior será a simplicidade e facilidade de adequação.

8. Revisão da infraestrutura

Haverá aumento substancial no espaço requerido para armazenar as tabelas e campos no banco de dados e também de banda de Internet para o tráfego dos eventos. Por isso é importante que as empresas se atentem à necessidade do aumento da capacidade disponível para esse armazenamento e transmissão de dados. Do contrário, parte do trabalho de adequação será desperdiçada. Pode ser necessário adquirir outras ferramentas ou atualizar o sistema contratado.

9. Envio de informações

Para enviar os dados a empresa deverá gerar um arquivo eletrônico no formato XML contendo as informações especificadas nos leiautes, garantindo sempre a sua integridade. Esse arquivo será enviado pelo sistema contratado pela empresa, via webservice, que controlará também o retorno, registrando os recibos e relatando as rejeições.

10. Medicina ocupacional e segurança do trabalho

Agora você já sabe as principais providências a serem tomadas sobre o eSocial. Mas engana-se quem acha que para por aí. Haverá um impacto considerável nas áreas de Medicina Ocupacional e Segurança do Trabalho, abrangendo os ambientes de trabalho, o ASO, a CAT e os riscos para efeito de insalubridade/periculosidade e aposentadoria especial, cuja obrigatoriedade de envio se iniciará 6 meses após o início da obrigatoriedade dos demais eventos.

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Confira também nesse texto, como atender às exigências do eSocial.