Quatro passos para começar o processo de automação do RH

Nos últimos anos, o departamento de Recursos Humanos tem conquistado maior participação e importância dentro das organizações. Muito disso se deve ao papel estratégico que vem sendo desenvolvido por meio da Transformação Digital e da consequente automação do RH. Afinal, além de garantir resultados de maior qualidade, o uso de tecnologias reduz consideravelmente os custos de processos. Ou seja, o departamento torna mais produtivo e os especialistas da área passam a ter mais tempo e substrato para agirem estrategicamente.

A Transformação Digital descomplica os modelos organizacionais tradicionais e traz agilidade e inovação. Portanto, alguns pontos importantes devem ser estudados e trabalhados para que o processo de automação do RH tenha sucesso.

Engajar os times

Qualquer que seja a mudança colocada em prática dentro de uma organização, sempre haverá uma parcela de colaboradores que se mostrará reticente, constituindo obstáculos culturais e técnicos. Assim, é importante que o RH esteja preparado para guiar um processo de engajamento e treinamento.

A estratégia desenvolvida deve promover conforto e reforçar a confiança dos funcionários com relação à empresa. Assim, o departamento deve destacar os benefícios que serão adquiridos com a Transformação Digital e que essas novidades não representam ameaça ao emprego de ninguém.

Simultaneamente, deve haver um treinamento técnico para auxiliar aqueles que têm mais dificuldade e bloqueio com tecnologia. Uma das sugestões é criar um time com colaboradores dispostos a ensinar e que estejam sempre acessíveis. Porém, tão importante quanto o conhecimento técnico, é a empatia que os integrantes desse grupo devem ter.

Otimizar a rotina

É válido que os primeiros processos de automação implementados sejam simples e intuitivos. Caso contrário causarão frustração e um bloqueio quanto ao uso. Assim, inicie com ferramentas online que garantam maior autonomia ao colaborador de qualquer setor e simplifiquem a rotina do RH.

Um exemplo é a implementação de um portal em que qualquer funcionário tenha acesso individual. Por lá ele poderá solicitar os holerites, programar as férias, incluir dependentes aos seus benefícios e até responder pesquisas de satisfação. Já o profissional do RH receberá a demanda de forma digital e deverá apenas aprovar, encaminhar ou rejeitar. Ou seja, o processo torna mais ágil, fica registrado na nuvem e elimina o uso de papel e armazenamento físico.

Implementar no recrutamento

Apesar de ser uma das funções básicas do RH, a tarefa de escolher o profissional adequado para uma vaga em aberto é um desafio em todas as empresas. Afinal, são dezenas (ou até centenas) de cadastros para analisar a fim de fazer um primeiro filtro. Isso demanda tempo e está sujeito a muitas falhas. Porém, esse processo pode ser otimizado com o uso da Inteligência Artificial (IA).

Essa tecnologia tem a capacidade de reunir os dados recebidos nas inscrições dos candidatos, avaliar e comparar todos eles. Dessa forma, a partir da configuração de parâmetros pela equipe de RH, a primeira seleção dos profissionais é feita em minutos e a probabilidade de falhas é menor.

Utilizar métricas e dados

Todo bom gestor sabe que para tomar uma decisão efetiva é preciso se basear em dados e fatos. Portanto, quando o Recursos Humanos faz uso dos sistemas de Inteligência Artificial e seus dados, os processos apresentam melhores resultados. Assim, com uso de métricas precisas, o departamento pode tanto selecionar o melhor talento quanto realizar mensurações financeiras.

A partir dos cálculos obtidos pelo sistema automatizado é possível realizar uma comparação entre o que está sendo investido pelo setor e o que havia sido orçado. Além disso, uma análise do possível retorno dessas ações (ROI, Retorno sobre investimento) ajuda os gestores a tomarem decisões embasadas em dados reais.