Versão S-1.3 do eSocial: O segundo ponto de atenção para o RH em 2025

A gestão de recursos humanos no Brasil se prepara para um marco importante em 2025: a transição para a versão S-1.3 do eSocial, que passará a ser obrigatória a partir de 3 de fevereiro. 

Com essa atualização, o sistema incorpora as ferramentas necessárias para substituir a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), proporcionando mais agilidade e segurança no envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

No entanto, o impacto da versão S-1.3 vai além da substituição da DIRF e é por isso que preparamos esse conteúdo. 

Aqui, vamos falar sobre os principais pontos de atenção para o RH, explorar como a mudança afeta as rotinas operacionais e apresentar as melhores práticas para adaptar os processos à nova realidade. Confira!

O que é a versão S-1.3 do eSocial?

O eSocial é um sistema digital do governo brasileiro criado para unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. A versão S-1.3 representa uma atualização significativa, alinhada à modernização das obrigações acessórias.

Segundo o Manual de Orientação do eSocial publicado pela Receita Federal, essa versão trará a substituição da DIRF, assim o sistema passará a ser a principal ferramenta para reportar retenções de imposto de renda na fonte. Dessa forma, a necessidade de envio de declarações duplicadas é eliminada.

Ainda ocorrerá a redução de eventos redundantes para melhorar a eficiência no envio de informações e a melhoria na integração através da facilidade de comunicação entre os sistemas e instituições.

Essas mudanças têm como objetivo simplificar os processos e aumentar a confiabilidade das informações enviadas ao governo.

Impactos no RH com a obrigatoriedade da versão S-1.3

De acordo com o portal Gov.br a nova versão do sistema conta um novo layout e as informações já contidas nos bancos de dados não serão mais necessárias. O intuito é oferecer agilidade para as empresas e evitar erros.

A substituição da DIRF é uma das alterações mais relevantes. Assim,  o RH será responsável por garantir que todos os dados relacionados à retenção de imposto estejam corretos no eSocial, já que eventuais inconsistências podem resultar em penalidades fiscais.

Para se adaptar, é fundamental revisar processos internos de apuração e retenção de impostos, bem como garantir que os sistemas utilizados estejam preparados para a nova configuração do eSocial.

A versão S-1.3 simplifica a gestão de desligamentos, férias e alterações salariais, mas exige maior atenção ao preenchimento das informações. Por isso, o RH deve treinar as equipes para compreender as mudanças nos layouts e evitar erros no envio.

Outro impacto fica por conta da  integração entre o eSocial e os sistemas internos da empresa que será crucial. Os softwares de folha de pagamento, gestão de ponto e benefícios precisarão estar atualizados para garantir que as informações enviadas ao governo sejam consistentes e estejam dentro do prazo.

No entanto, ao consolidar dados em um único sistema, o eSocial reduzirá a possibilidade de inconsistências. Porém, essa centralização aumenta a responsabilidade do RH, que deve implementar processos robustos de revisão para evitar multas.

Principais aspectos relevantes para o RH em 2025, sobre a versão S-1.3 do eSocial

O ano-novo já está batendo à porta e com a obrigatoriedade da versão S-1.3 do eSocial para o começo de fevereiro, quem ainda não está preparado tem pouco tempo para se adequar às novas regras da Receita. Confira o que mudará no RH em 2025:

Treinamento e capacitação das equipes

A complexidade do eSocial exige que o RH invista em capacitação constante. Disponibilizar cursos e workshops sobre as mudanças na versão S-1.3 e as que poderão surgir, serão essenciais para preparar os profissionais responsáveis pelo envio de informações.

Revisão de processos internos

Antes da obrigatoriedade em fevereiro, o RH deve mapear e revisar todos os processos internos relacionados ao envio de dados trabalhistas e fiscais. Isso inclui desde a coleta de informações na admissão até a apuração dos tributos retidos na folha de pagamento.

Adaptação tecnológica

As empresas que ainda utilizam sistemas desatualizados enfrentam um risco maior de inconsistências. A atualização de softwares e a contratação de parceiros especializados são passos fundamentais para garantir a conformidade com a nova versão do eSocial.

Monitoramento constante das mudanças legais

Em 2025, o eSocial continuará a ser atualizado para atender às novas demandas legais. O RH deve se manter informado sobre alterações na legislação trabalhista e previdenciária para garantir que os dados enviados estejam sempre em conformidade.

Parcerias estratégicas

Contar com consultorias especializadas em eSocial pode facilitar a transição. Essas parcerias auxiliam na análise de riscos, na adequação dos sistemas e no suporte técnico para o envio correto das informações.

Caso as parcerias não sejam suficientes, busque empresas especializadas em soluções para o RH, como a Apdata!

Benefícios a longo prazo da versão S-1.3 para o RH

Embora a transição para a versão S-1.3 do eSocial exija um esforço inicial, os benefícios a longo prazo são significativos:

1. Redução de burocracia: A eliminação da DIRF simplifica os processos, assim o RH poderá focar em atividades mais estratégicas.
2. Maior transparência: O envio unificado de informações fortalece a relação entre empresas e governo, promovendo maior confiança.
3. Eficiência operacional: A integração de dados reduz o retrabalho e aumenta a produtividade das equipes de RH.

Dicas práticas para o RH se adaptar à versão S-1.3

• Teste os sistemas antes de fevereiro: Utilize a fase de testes para identificar possíveis problemas e corrigi-los com antecedência.
• Crie um cronograma de transição: Estabeleça um plano com prazos claros para cada etapa da adaptação.
• Revise frequentemente os dados enviados: Garanta que todas as informações estejam corretas para evitar notificações fiscais.
• Incentive a comunicação interna: Trabalhe em conjunto com outros departamentos, como TI e financeiro, para assegurar a integração perfeita dos sistemas.

A versão S-1.3 do eSocial marca um ponto de virada para a gestão de recursos humanos em 2025. Com a obrigatoriedade a partir de fevereiro, as empresas devem priorizar a adaptação dos processos e sistemas para garantir a conformidade.

O RH desempenha um papel central nessa transição, sendo responsável por implementar as mudanças necessárias para atender às novas exigências. Com um planejamento estratégico, investimento em tecnologia e capacitação da equipe, as empresas estarão preparadas para aproveitar os benefícios da modernização do eSocial e fortalecer sua posição no mercado.