Você sabia? O RH pode contribuir para disseminar a transformação Lean

Qualquer tentativa mais profunda de mudança na cultura organizacional de uma empresa demanda resiliência para encarar os obstáculos que surgem – e que são dos mais diferentes matizes.

Assim, o Recursos Humanos, como representante dos funcionários e seus interesses, tem uma função essencial nessa transição. Uma das maneiras de atingir esse objetivo é por meio da automação. A Global Antares, solução da Apdata, cumpre exatamente esse papel.

Com ele, várias atividades burocráticas e manuais do RH podem ser automatizadas, enquanto conteúdos e documentos importantes para o dia a dia do departamento se tornam digitais -- eles próprios começam a ser gerados nesse formato. É, fundamentalmente, uma ferramenta que torna o trabalho dos profissionais da área mais ágil.

Outro exemplo é a cultura Lean, metodologia que pode ser adotada como estratégia.

Lean é o conceito de realizar um mesmo trabalho com menos processos, burocracia e de forma mais objetiva. Ou seja, é a implementação de procedimentos que não desperdiçam tempo, recursos e capital intelectual – muito utilizada pelas montadoras automobilísticas.

Assim, quando se fala em transformação Lean, o RH pode auxiliar as equipes a trabalharem de forma mais inteligente e entregarem valor agregado para a organização.

Porém, essa estratégia difere do trabalho tradicional do RH, tanto com relação aos custos quanto ao excesso de procedimentos e burocracia.

Afinal, é por esse departamento que passam decisões importantes para o rumo da empresa e que demandam a participação de outras lideranças e gestão. O resultado é que muitos processos se entrelaçam, criando um labirinto de processos desnecessários.

A Lean garante que eles sejam mais diretos e objetivos e, assim, se o RH aplicar essa metodologia, abre caminho para que outras áreas passem pela mesma transformação.

Ferramentas visuais para equipes

Uma ferramenta muito simples e de baixo custo que tem sido empregada por startups e empresas que buscam a transformação Lean é o Kanban. Trata-se de um quadro (virtual ou off-line) em que cada coluna representa um fluxo de trabalho.

Elas podem ser divididas e classificadas de diversas formas, de acordo com o objetivo da equipe. Um exemplo é dividir em seções que apresentam a situação das tarefas (a fazer, em andamento e concluídas). Ou seja, trata-se de uma ferramenta ágil, intuitiva e de fácil implementação, que torna o trabalho em equipe mais colaborativo.

Definir limites para atividades em andamento

Seja utilizando um Kanban ou outra ferramenta, é importante que a equipe defina limites para as atividades em andamento, seja em forma de prazo, tentativas ou outras mensurações.

Dessa maneira cria-se um fluxo de trabalho a partir das tarefas, e não uma simples listagem do que deve ser feito. Com essa estratégia, cada integrante da equipe saberá qual seu papel e de que forma seu desempenho negativo impactará no resultado do time.

Sem contar que fica mais simples aos gestores identificarem os gargalos do processo.

Melhoria continuada

A melhoria continuada é muito mais uma filosofia do que uma ferramenta – mas tem uma extrema importância para a transformação Lean. Trata-se de identificar, constantemente, oportunidades de simplificar o trabalho e reduzir desperdícios na organização. Isso pode ser implementado informalmente, por departamento ou projetos, ou então de maneira mais formal, utilizando um ciclo de quatro etapas:

• Identificar e mapear onde há necessidade de melhorias;
• Planejar as melhorias, o que pode ser feito com a participação de toda a equipe;
• Executar o que foi planejado na etapa anterior;
• Revisar o que foi realizado e quais foram os resultados obtidos, de forma que as falhas sejam reportadas;

A transformação Lean depende de uma grande mudança de conceitos, da forma de trabalhar e da própria cultura organizacional. Por mais que o objetivo seja eliminar processos desnecessários e burocráticos, é possível que durante a implementação muitos deles tenham que ser utilizados.

O resultado para toda a empresa é de melhoria na eficiência e na conquista dos objetivos. Essas transformações têm o potencial de se enraizar na cultura organizacional e permanecer na posteridade.