eSocial impõe uma nova forma de pensar a administração de pessoal nas empresas

A chegada do eSocial alterou e muito a forma como as empresas encaram o arquivamento, a organização e a disposição de informações dentro da organização. Na verdade, o eSocial vai mudar completamente a forma como as empresas fazem administração de pessoal e folha de pagamento. É um desafio para gestores de Recursos Humanos, TI, Jurídico e Fiscal, que precisam estreitar controles e decidir, em conjunto, sobre uma nova estratégia de coleta e organização de dados.

É claro que o eSocial vai trazer outros desafios a curto e médio prazo para as empresas que operam no Brasil. Aquelas cujas ferramentas de folha de pagamento não estiverem alinhadas às novas demandas do governo terão trabalho em dobro para enviar e organizar as informações.

Os novos desafios do ambiente de RH no Brasil

Por conta desse novo cenário, organizações terão que determinar novas formas de integrar as informações na empresa –para que o RH não se torne “escravo” de uma rotina dupla: uma para preencher as informações no sistema de administração de pessoal, e outra para dar conta das demandas do eSocial.

Embora existam ferramentas de mensageria que podem ser integradas a qualquer ERP, por exemplo, para dar suporte à transmissão de informações do eSocial, há uma mudança da cultura organizacional e uma nova forma de pensar as rotinas de Recursos Humanos.

As demandas do eSocial

Até a entrada do eSocial, informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais ficavam mais dispersas dentro da empresa, em sistemas diversificados, ou projetados pela própria empresa, ou adquiridos de fornecedores especializados, ou integrados ao ERP empresarial. O eSocial –mais notadamente sua primeira fase, que constituiu o envio inicial da carga de dados, com as informações sobre o empregador, e agora nesta segunda fase, o envio dos eventos não periódicos, vai aumentar a fiscalização sobre o empregador. Ou seja, se há dados divergentes no sistema da empresa, este precisará ser primeiros corrigidos, para que a empresa siga com o envio de informações ao governo.

E, nesta segunda fase do eSocial, que se inicia agora em março e precisa ser cumprida até o final de abril, as empresas terão que transmitir uma série de dados sobre os funcionários –informações muito mais completas do que se costumava recolher –ou pelo menos unir no mesmo arquivo, sistema, sobre um mesmo profissional. Veja alguns dos grupos de informações que deverão ser enviados nesta fase:

- Data de ingresso do empregado no eSocial;

- Data de admissão do empregado;

- Informações pessoais do trabalhador, incluindo estado civil, sexo, data de nascimento entre outros;

- Dados de registro social;

- Informações de órgão de classe, quando exigido pelo cargo;

- Dependentes;

- Informações de contato;

- Regime trabalhista;

- Dados do registro de empregados temporários;

- Informações do contrato de trabalho;

- Informações da remuneração e periodicidade do pagamento;

- Informações do local de trabalho;

- Filiação sindical;

- Informações de afastamento;

- Informações de desligamento.

Na terceira fase do eSocial, entram informações que até então poucas empresas organizavam junto à ficha do profissional, que são os dados sobre a saúde do trabalhador e as condições de trabalho onde ele exerce sua atividade. É muito provável, inclusive, que poucas empresas tenham essas informações sistematizadas.

E agora?

É claro que é difícil pensar na troca ou substituição de um sistema de administração de folha de pagamento ou de pessoal em meio às obrigações do eSocial – entretanto, uma mudança a médio prazo pode ser benéfica para a estrutura da organização. Em primeiro lugar, que a estruturação de um novo sistema de administração de pessoal pode auxiliar na reconciliação dessas informações de maneira mais assertiva – ainda mais quando se tratar de uma ferramenta já integrada ao leiaute da plataforma do governo.

Auditoria e mensageria

Mesmo que ainda haja gaps na informação interna, é possível contar com ferramentas que fazem a auditoria das informações no mesmo padrão requerido pelo eSocial. Isso pode auxiliar na transmissão de informações de maneira mais assertiva. Outro ponto a ser considerado é o sistema de mensageria – que nada mais é a integração entre as ferramentas de administração de pessoal e o sistema do eSocial, assegurando a transmissão de forma e segura e em tempo real, respeitando as prerrogativas legais do sistema.

Complexidade

Por conta do nível de complexidade que o eSocial trouxe às organizações que operam no Brasil, a Apdata começou seu trabalho de maneira muito antecipada: caminhou lado a lado com as definições do governo, e trabalhou na adequação dos leiautes oficiais e rotinas do eSocial dentro de cada um dos módulos do GA – Global Antares, com o objetivo de unificar, integrar e padronizar as informações, tanto do empregador, quanto dos empregados.

O GA – Global Antares atende a 100% dos quesitos exigidos pela obrigação acessória com a gestão da Folha de Pagamento, Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho, Processos Judiciais e Gestão de Contratos (aquisições e comercializações de produção rural e cadastro de trabalhadores avulsos não portuários), dentro dos padrões exigidos pelo Governo Federal e pela qualidade Apdata, permitindo que os usuários tenham total gestão, controle e com o menor impacto possível em suas atividades diárias.

A Apdata também desenvolveu o eAuditor, uma ferramenta exclusiva da empresa, que ajuda as organizações a fazer a auditagem do banco de dados de forma minuciosa, e com os mesmos critérios estabelecidos no eSocial. O eAuditor valida as informações requeridas e apontará todos os dados que estão faltando e/ou divirjam dos dados existentes. Desta forma, o saneamento dos dados cadastrais é feito de forma simples, rápida e assertiva.

O sistema de mensageria desenvolvido pela Apdata, também se integra é intregado ao GA de maneira nativa, por meio de uma conexão webservice, fazendo a transmissão de todos os arquivos XML de forma segura, e em tempo real.

Conheça mais sobre a integração do GA ao eSocial. 

Prepare-se para a segunda fase do eSocial

Desenvolvemos um guia completo sobre a segunda fase do eSocial –que já começou e vai até o final de abril. Clique aqui para receber o material gratuitamente. 

Entenda nesse texto como atender às exigências do e-social.