Onboarding: Como integrar os seus funcionários desde a contratação

Quando você começou a sua carreira, qual foi sua experiência? Você foi integrado (a) à organização por meio de um programa estruturado, ou precisou descobrir as coisas, com a ajuda informal de outros colegas, RH, entre outros? Se a sua experiência foi mais solitária, você não foi a única pessoa a passar por isso: uma pesquisa da Gallup, realizada em 2018, apurou que apenas 12% dos funcionários passa por alguma experiência de onboarding.

Integração dos novos funcionários

O onboarding, também conhecido como integração de funcionários, é o processo que as empresas usam para aclimatar o novo profissional na cultura e na vida da empresa.

O processo de onboarding é extenso, e inclui várias etapas: deve abranger todas as práticas, programas e políticas que ajudam a integrar o novo funcionário na organização. É uma abordagem mais estratégica –e, principalmente hoje em dia—deve passar longe de um programa simples de orientação sobre procedimentos iniciais do funcionário na empresa.

Vantagens de um processo estratégico de onboarding

Pesquisas mostram que um processo efetivo de integração ajuda os funcionários a formar relacionamentos, adaptar-se rapidamente às novas responsabilidades de trabalho e melhorar seu comprometimento com a organização. A integração também ajuda a reduzir a ansiedade de quem está chegando agora na empresa, e está diretamente ligado a uma maior retenção. Conheça algumas melhores práticas de onboarding de funcionários:

• Alinhe a mensagem

A primeira coisa é determinar quais são as suas metas com o programa de integração.  Identifique e esclareça a impressão que você deseja deixar com novas contratações sobre sua cultura e ambiente de trabalho. Garanta que suas mensagens sejam consistentes e que estejam alinhadas com seus objetivos.

• Planeje o primeiro dia

Existe sempre um desconforto no primeiro dia de trabalho – e isso é natural. Para diminuir isso, é importante que o funcionário tenha seu lugar já estabelecido no primeiro dia, e que ele entenda seu papel e suas responsabilidades. Então, planeje esse dia para fornecer informações importantes, e mantenha alguém de RH pronto a responder as perguntas do novo funcionário. 

• Assegure que o novo funcionário vai conseguir se reunir com seu gestor na primeira semana

Essa é uma atividade aparentemente simples, mas em grandes empresas conciliar as agendas na primeira semana pode ser um desafio. Uma experiência na Microsoft mostrou como esse encontro entre subordinado e gestor na primeira semana é importante.  Os pesquisadores descobriram que os funcionários que tinham essa reunião inicial com o gestor conseguiram construir uma rede interna 12% maior nos primeiros 90 dias. Os novos funcionários também participaram de reuniões de maior qualidade e passaram mais tempo colaborando com suas equipes do que aqueles que não tiveram a reunião de gerentes na primeira semana.

• Concentre-se nas relações sociais

A integração deve ser divertida e participativa, com foco na interação social. Algumas empresas, por exemplo, reúnem os novos contratados no primeiro dia para identificar o que eles precisam saber. Em seguida, os grupos saem e encontram respostas para algumas das perguntas conversando com as pessoas. Eles se reencontram em poucos dias para compartilhar o que aprenderam. As conexões sociais tornam a experiência relevante e divertida e provavelmente melhoram a retenção.

• Crie uma experiência de camaradagem positivas logo no início

Em um estudo das práticas de onboarding de dez organizações, os recém-chegados encontraram duas práticas de socialização para serem benéficas. Estes foram:

1) designar um colega de trabalho como um “amigo” para ajudar o recém-chegado a integrar-se no local de trabalho; e

2) incentivar um novo contratado a observar um colega associado por um período de tempo.

No estudo citado acima, os novos funcionários que experimentaram um maior número de práticas formais de integração foram mais socializados do que aqueles que não experimentaram isso. Esses estudos sugerem que oferecer mais abordagens para facilitar a socialização, em vez de menos, deve ser o objetivo principal dos programas de integração.

• Peça feedback

Para melhorar um programa de integração, deve haver várias maneiras de os novos contratados darem feedback. Use pesquisas on-line e facilite discussões com os participantes sobre maneiras de melhorar o programa de integração. Reúna dados de retenção e satisfação no trabalho para ver se as melhorias estão tendo efeito.