Conformidade com eSocial deve começar no processo de recrutamento e seleção

O eSocial trouxe mudanças profundas na dinâmica de Recursos Humanos as empresas tiveram e ainda estão tendo que revisar seus processos de maneira detalhada para não deixar de aderir à legislação - que prevê penalidades pesadas para quem não cumprir a rotina exigida pelo eSocial.

O processo de recrutamento e seleção não é diferente. Uma vez que o candidato seja escolhido, é preciso que o RH inicie o processo de revisão documental do novo profissional. Quando o empregado entra na empresa, toda a sua documentação precisa estar devidamente cadastrada no eSocial – pela legislação, as empresas têm até a véspera da entrada do novo empregado para cadastrar a documentação mínima necessária no sistema eSocial. Ou seja, é preciso que os RHs adequem o processo de contratação a esse prazo.

Para isso, e antes da entrada formal desse empregado na organização, o RH deverá solicitar todos os dados e documentos necessários para compor o grupo de informações solicitadas no eSocial. Neste ponto, é preciso também certificar-se que os dados do novo trabalhador estejam regularizados, e condizentes com as informações disponíveis na base do governo.

E existem alguns casos em que isso pode não acontecer. Por exemplo, se um funcionário se casou, alterou o nome e não o trocou na base da Receita Federal, isso precisará ser feito para o envio da documentação correta do funcionário. A lei prevê casos em que as alterações são necessárias, com o envio do evento S-2190, que permite um registro preliminar do trabalhador, mas é preciso estar atento ao prazo.

O processo de admissão de um empregado pelo eSocial

O eSocial prevê dois eventos não periódicos específicos para contratação:

- S-2190 – Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar

- S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador

O S-2190 é um evento previsto no eSocial que permite ao RH enviar informações preliminares do novo empregado. Sua submissão não é obrigatória, e pode ser feita somente quando a área de Recursos Humanos não tiver todas as informações disponíveis sobre o novo empregado. Neste evento, é possível enviar somente o CNPJ do novo empregador, o nome do empregado, sua data de nascimento, CPF e a data de sua admissão na empresa.

É importante frisar que o envio do S-2190 não tira da empresa a obrigatoriedade de enviar o S-2200, que é o evento completo de contratação do empregado, e pode ser enviado até o dia 7 do mês subsequente à sua contratação. Lembre-se que o evento S-2190 deve ser obrigatoriamente enviado até a véspera do início das atividades do novo profissional na empresa.

Já o evento S-2200 – obrigatório - é o envio completo das informações do empregado para o eSocial, incluindo seus documentos pessoais, bem como os dados da empresa e do horário de trabalho.

A não comunicação da contratação do empregado pode render à empresa uma multa que varia de R$ 402,53 a R$ 805,06, por empregado. Em caso de reincidência, essa multa pode dobrar.