Folha de pagamento: veja vantagens de automatizar esse processo

Em qualquer empresa, o setor de recursos humanos precisa ser fonte de inteligência e insights para auxiliar os colaboradores, além de trabalhar no atingimento de metas e objetivos. O RH também precisa estar sempre atento às frequentes mudanças na legislação e demais regulamentações trabalhistas. Logo, é importante que esse departamento possua meios tecnológicos que o auxiliem na otimização do trabalho.  

Um exemplo disso é a automatização da folha de pagamento. Apesar de ser um recurso abrangente e que auxilia o RH a otimizar grande parte do tempo em suas atividades, essa tecnologia ainda é pouco explorada pelas corporações. 

Desvantagens da folha de pagamento manual

A folha de pagamento é um documento complexo, com muitos cálculos, informações e deve ser feito mensalmente, ou seja, o arquivo está suscetível a erros humanos resultando no retrabalho. Para isso, o profissional de RH gastará o dobro de tempo para realizar essa tarefa e identificar onde está o equívoco.  

Além de gastar tempo de um setor estratégico para a empresa, devemos nos atentar ao estresse causado pelas tarefas repetitivas e complexas.  

Vantagens da folha de pagamento automatizada

Automatizando esse processo, é possível ter uma visão ampla dos cálculos e observações de cada colaborador, o que permite mais assertividade no levantamento de dados. Com um sistema inteligente administrando os cálculos, as chances de equívoco são mínimas, o que proporciona mais agilidade na execução do trabalho.  

Outro ponto positivo dessa tecnologia é o agrupamento de todas as informações em um único sistema, garantindo diversas vantagens como, registro de admissões e contratações, centralização de dados, controle de valores relacionados ao FGTS, além de relatórios automáticos e arquivos organizados.  

Ao automatizar a emissão da folha de pagamento, é possível otimizar, também, o processo de carta margem, acessando-a online. Dessa forma, o RH, os bancos, diretores e colaboradores da corporação conseguem encontrar as informações com mais facilidade.  

O aumento da segurança também deve ser mencionado. Com a automatização do processo, possíveis erros serão deixados de lado e as possíveis invasões ou fraudes também, pois os dados estarão protegidos pelo sistema adotado pela empresa.  

Outra questão imprescindível, a automatização permite que sua empresa esteja em dia com todas as regras trabalhistas, previdenciárias e tributárias, que são incorporadas e nativas do sistema, assim como são constantemente atualizadas, evitando qualquer tipo de preocupação com questões peculiares do cálculo.

Diante de tantos pontos positivos, não podemos deixar de citar a otimização de tempo e trabalho do setor de recursos humanos, abrindo espaço para novas contratações, pesquisas de clima, ações de engajamento, e outras atividades que necessitam de analistas e líderes experientes. Essas vantagens podem trazer mais visibilidade e tornar seu negócio mais competitivo no mercado de trabalho, afinal, uma empresa que atua com tecnologia está aberta para o futuro.  

Como escolher o melhor sistema de folha de pagamento

Para trazer autonomia, organização e eficiência operacional, é preciso contar com um sistema de automatização que atue com aspectos técnicos da operação e ofereça uma ferramenta plena e satisfatória, que contribui com a empresa.  

Assim sendo, para escolher o melhor sistema da folha de pagamento, é preciso levar em considerações fatores como a funcionalidade do sistema, em especial, a porcentagem das chances de erros. Outro fator importante é a segurança, a ferramenta deve contar com a maior segurança possível para evitar qualquer tipo de exposição de dados importantes e fraudes.  

Além desses pontos, é importante entender exatamente quais são as necessidades da corporação, atente-se principalmente a esses pontos: 

Dimensão da operação

Saiba exatamente o tamanho da folha de pagamento que será processada. Tenha em mente o tamanho da empresa e o número de colaboradores e dados processados, com isso você tem dimensão da sua operação e poderá avaliar qual o melhor sistema.

Complexidade  

Quanto mais informações a folha de pagamento tiver mais complexa será a operação, por isso, atente-se a um sistema que forneça flexibilidade; 

Agilidade

É importante dar preferência a ferramentas ágeis para evitar problemas como, atrasos, equívocos e erros de cálculo; 

Flexibilidade

Novas informações surgirão a todo momento e precisarão ser adicionadas à folha de pagamento, por isso, atente-se aos sistemas que tenham espaço para customizações e mudanças rápidas.  

Com o sistema de folha de pagamento da Apdata você conta com um software completo e que abrange todas as regras trabalhistas, previdenciárias e tributárias, com isso você não precisa se preocupar com questões peculiares do cálculo.

A Apdata é especialista em soluções e inovações tecnológicas para RH, fale com o time de vendas.