Onboarding: conheça os benefícios de modernizar esse processo

Qual é o período médio para um funcionário estar completamente adaptado às suas funções e ao ambiente da empresa? A melhor resposta para isso é: depende. Empresas que contam com um programa de onboarding costumam ter esse período bastante reduzido, além de contar com funcionários mais engajados desde o primeiro dia de trabalho.

No Brasil, o termo onboarding é relativamente recente, mesmo que muitas empresas contem com um ou mais processos voltados para reduzir o tempo necessário para que um funcionário atinja seu máximo potencial dentro da empresa. No entanto, o onboarding, que consiste na integração dos novos funcionários na cultura da empresa, de forma estruturada, é fundamental para o sucesso dos novos membros do time.

Uma integração desmembrada, além de frustrar os novos colaboradores, que vão levar muito mais tempo para conseguir desempenhar completamente suas funções, pode prejudicar a empresa como um todo, gerando altas taxas de rotatividade, além de reduzir o engajamento. Além disso, na pressa em querer que o colaborador comece logo a exercer o cargo, muitas organizações se esquecem de documentos importantes, e até de oferecer os treinamentos necessários para que possam gerar bons resultados.

Em vez de processos ou tarefas isoladas, o ideal é que o onboarding seja um programa que acompanhe o funcionário desde o momento em que é selecionado. Felizmente, em um programa de onboarding moderno, com as tecnologias certas, é possível automatizar boa parte dos processos, dando mais agilidade à integração do funcionário ao time. Confira:

Comece o onboarding antes de o funcionário começar

Segundo dados divulgados pelo IBOPE em 2017, o processo de admissão no Brasil, desde a entrega de documentos, pode chegar a duas semanas em 64% das empresas – em 5% das organizações, chega a um mês. Durante este período, há tempo suficiente para adiantar o processo de onboarding por meio do envio de documentos digitais que vão engajá-los antes mesmo de começar, além de economizar tempo significativo do RH em seu primeiro dia.

Entre as tarefas que podem ser cumpridas antes do primeiro dia estão o preenchimento de informações para o pagamento do salário, formulários de admissão, documentos relacionados a benefícios, entre outros. Ao mesmo tempo, é possível disponibilizar uma série de materiais da empresa para que os novos membros do time tenham a chance de saber mais sobre a organização e seus valores.

Afinal, por que ter uma estrutura de onboarding é importante?

Novos funcionários sentem-se parte da organização quando passam por um programa de onboarding bem estruturado – na verdade, uma pesquisa realizada pela SHRM Foundation, dos Estados Unidos, revelou que profissionais que passam pelo onboarding têm 69% a mais de probabilidade de permanecer na empresa pelos próximos três anos.

Outro ponto importante do onboarding é que, quando utilizado também para treinamento, o processo auxilia não somente na retenção, como também na performance do empregado.

Centralize as informações de onboarding em uma única plataforma

Atualmente, os sistemas mais modernos de Recursos Humanos auxiliam as empresas a realizar o onboarding na organização – sendo um importante aliado junto à equipe de Recursos Humanos na realização do processo.

Isso acontece porque uma ferramenta permite centralizar os materiais de integração em uma única plataforma de gestão de talentos, possibilitando manter um rastreamento dos estágios completados no onboarding de cada funcionário, incluindo aqueles que ainda não começaram o processo, quem ainda tem documentos pendentes, quais treinamentos ainda faltam para determinados membros da equipe e quais passos ainda faltam para que cada funcionário finalize o onboarding. Ou seja, tanto o gestor da área contratante quanto o RH conseguem ter uma visão transparente da evolução do novo funcionário pelo processo de onboarding.

Além de evitar que o RH e os gestores das áreas deixem de passar conhecimentos e orientações processuais úteis para que o funcionário desempenhe suas funções com eficiência, a empresa também reduz riscos relacionados à entrega dos documentos que precisam ser enviados por meio do eSocial, já que a solicitação dos dados pode ser feita de forma mais estruturada – e a ferramenta pode estar integrada à toda a infraestrutura necessária para atendimento da legislação.