Sistema de folha de pagamento: Saiba como escolher o melhor para sua empresa

Escolher um sistema de folha de pagamento adequado é uma decisão estratégica para empresas de qualquer porte. A gestão eficaz dessa área não só garante o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais, como também ajuda a melhorar a produtividade e evitar problemas legais.

O Brasil é um dos países que mais registra processos trabalhistas. Dados do Relatório Geral da Justiça do Trabalho 2023, mostram que 3.519.429 milhões de casos chegaram aos tribunais de Justiça do Trabalho somente em 2023. Daí a importância em investir em gestão eficiente de RH para evitar processos por descuido de normas obrigatórias. Mas como escolher um sistema que seja completo para minha empresa?

Com tantas opções disponíveis, é importante saber quais critérios considerar e o potencial impacto da escolha realizada, de acordo com as funcionalidades que são necessárias, para de fato auxiliar na eficiência do setor e alcançar as expectativas da empresa.

H2: O que é sistema de folha de pagamento e como funciona?

Um sistema de folha de pagamento é uma solução tecnológica que automatiza os processos relacionados ao pagamento de funcionários. Essa ferramenta é responsável por calcular salários, horas extras, deduções, encargos sociais e impostos. 

Além disso, muitas empresas utilizam sistemas que facilitam o controle de benefícios e geram relatórios detalhados para auditorias e tomadas de decisão. 

Ao escolher um sistema de folha de pagamento, a empresa garante a segurança nos dados, agilidade e precisão nos cálculos e consequentemente, diminui os riscos de erros e penalidades por irregularidades.

Por que terceirizar a folha de pagamento é uma boa opção? 

A terceirização tem se consolidado como uma estratégia fundamental para empresas globalmente, e no Brasil não é diferente. 

De acordo com a Confederação Nacional da Indústria (CNI), 80% das empresas já terceirizam pelo menos um setor, e uma parte significativa disso envolve áreas de RH, como recrutamento, folha de pagamento e gestão de benefícios. 

No cenário global, a tendência também é crescente. A pesquisa do YouGov mostrou que 48% das empresas em todo o mundo já utilizam a terceirização, enquanto um estudo da consultoria Bain & Company apontou que 82% das grandes empresas da Europa, Ásia e Estados Unidos já terceirizam ao menos um setor. Esse movimento reflete a busca por maior eficiência, redução de custos e otimização de processos dentro das organizações.

Uma pesquisa realizada pela CNI, intitulada como “Sondagem Especial - Indústria Total", reforça a tendência. A pesquisa, feita em julho  com 2230 indústrias, mostrou que 70% das empresas entrevistadas utilizam serviços terceirizados. 

Benefícios de implementar um sistema de folha de pagamento

As vantagens de contar com um sistema de folha de pagamento são inúmeras e essa ferramenta pode tornar o dia a dia de uma companhia mais fácil e ágil. Veja algumas vantagens do sistema: 

Redução de erros e cumprimento de prazos: automatizar a folha de pagamento reduz significativamente a possibilidade de erros nos cálculos de salários, descontos e benefícios. Além disso, ao garantir que os prazos de pagamento e as obrigações fiscais sejam cumpridos, o sistema minimiza o risco de multas e outros custos gerados por atrasos e falhas de conformidade.

Economia de tempo e aumento de produtividade: o sistema libera o time de Recursos Humanos para tarefas mais estratégicas, automatizando tarefas manuais repetitivas. Isso significa que a equipe pode focar em outras atividades importantes, como desenvolvimento de talentos e melhoria do ambiente de trabalho, o que contribui para o crescimento da empresa.

Segurança e conformidade: esses sistemas são projetados para garantir a segurança de dados confidenciais. Além de usar criptografia e outras medidas de proteção, muitos sistemas de folha de pagamento atualizam automaticamente suas funcionalidades para atender às mudanças nas leis trabalhistas e fiscais, o que garante que a empresa esteja sempre em conformidade com as regulamentações.

Como escolher o sistema de folha de pagamento ideal

Cada empresa conta com particularidades e necessidades únicas. O porte da companhia, o ramo, o plano estratégico e diversos outros pontos devem ser considerados antes de escolher um sistema de folha de pagamento, mas analise alguns desses pontos antes de escolher o seu: 

Avalie as necessidades e particularidades do seu negócio

O primeiro passo para escolher o sistema ideal é entender as particularidades da sua empresa. Negócios menores podem preferir soluções mais econômicas, enquanto empresas de médio e grande porte, ou aquelas que lidam com folhas de pagamento complexas, podem precisar de sistemas robustos com funcionalidades avançadas.

Funcionalidades básicas e avançadas

Certifique-se de que o sistema inclua funções básicas e avançadas que atendam às necessidades específicas da sua folha de pagamento. Entre as funcionalidades essenciais, é recomendável que o sistema possua:

• Cálculo automático de salários e deduções: essa função permite que a empresa calcule com precisão os salários, descontos e benefícios, incluindo horas extras, faltas e adicional noturno.
• Geração de relatórios financeiros e operacionais: Relatórios detalhados permitem que a empresa tenha um controle mais rigoroso dos custos que podem ser úteis em auditorias.
• Gerenciamento de benefícios: Possibilidade de gerenciar e automatizar benefícios como vale-transporte, plano de saúde e auxílio-alimentação.
• Emissão de holerites e contracheques: Facilita a comunicação com o colaborador, garantindo que tenham acesso às informações de pagamento.

Integração com outros sistemas empresariais

Optar por um sistema de folha de pagamento que se integra a outras plataformas, como sistemas de RH, ponto eletrônico e ERP, é uma estratégia inteligente. 

A integração permite que a empresa automatize a transferência de dados entre departamentos, reduzindo redundâncias e otimizando o fluxo de trabalho.

Suporte técnico e treinamento da equipe

O suporte técnico de qualidade é essencial, especialmente durante o período de implementação. A escolha de um fornecedor que ofereça treinamento para a equipe de RH e suporte contínuo pode fazer a diferença na adaptação ao sistema e no uso adequado das funcionalidades.

Sistemas de folha de pagamento na nuvem vs. locais

A decisão entre um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem e um sistema local deve considerar as prioridades e a infraestrutura da empresa.

Vantagens dos sistemas na nuvem:

• Acessibilidade remota: esses sistemas permitem acesso aos dados de qualquer lugar com conexão à internet, o que facilita o trabalho remoto e a gestão descentralizada.
• Menor custo inicial: em muitos casos, os sistemas na nuvem têm menor custo inicial, já que dispensam a compra de servidores físicos e o custo de manutenção é incluído no serviço.
• Atualizações automáticas e menos manutenções: os provedores de sistemas em nuvem cuidam das atualizações e da manutenção, garantindo que o sistema esteja sempre em conformidade com as últimas regulamentações.

Por que optar pela terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento oferece vantagens significativas para as empresas, ajudando a otimizar processos, reduzir custos e minimizar riscos. Aqui estão os principais motivos para considerar essa estratégia:

1. Redução de custos e complexidade

Ao delegar a folha de pagamento a uma empresa especializada, você elimina a necessidade de manter uma equipe interna dedicada, reduzindo custos com pessoal, treinamentos e infraestrutura, além de minimizar erros que podem gerar retrabalho.

2. Conformidade com a legislação

As mudanças constantes na legislação trabalhista e tributária exigem atenção constante. A terceirização garante que sua empresa esteja sempre em conformidade com as normas, evitando multas e problemas jurídicos.

3. Aumento da eficiência

Profissionais especializados realizam o processamento da folha de pagamento com mais agilidade e precisão, garantindo pagamentos pontuais e evitando erros que possam afetar a satisfação dos colaboradores.

4. Foco no Core Business

Ao transferir a gestão da folha de pagamento, sua empresa pode concentrar seus esforços nas atividades principais, melhorando a produtividade e a competitividade no mercado.

5. Segurança de dados

Empresas especializadas possuem sistemas de segurança avançados, protegendo as informações sensíveis dos colaboradores e garantindo maior confidencialidade no processamento dos dados.

A importância do sistema de folha de pagamento para a gestão de pessoas

Escolher o sistema de folha de pagamento certo é fundamental para garantir a eficiência, conformidade e transparência na gestão de pessoas. 

Com as soluções da Apdata, sua empresa pode automatizar processos como a terceirização da folha de pagamento e o fechamento do ponto eletrônico, contando com o suporte de um facilitador alocado, se necessário. Nosso software na nuvem oferece flexibilidade, integração e segurança, tudo personalizado para as necessidades do seu negócio.

Se você deseja otimizar sua gestão de pessoas e reduzir riscos operacionais, nossa equipe de especialistas está pronta para ajudar. Entre em contato e descubra como podemos transformar a gestão da folha de pagamento na sua empresa. Para conhecer mais soluções, conte com a Apdata!