Por que a experiência do usuário é importante nos sistemas de RH?

Quando se fala de sistemas para Recursos Humanos, é natural que os profissionais da área tendam a procurar soluções que atendam de maneira técnica os processos necessários para a gestão de pessoas. Entretanto, nos últimos anos, a automação, simplificação e descentralização das atividades de RH têm se unido para fomentar uma nova maneira de enxergar Recursos Humanos.

Entra em cena o usuário

Até meados dos anos 2000, os sistemas de Recursos Humanos eram construídos para o uso interno da área. Entretanto, a descentralização organizacional e a globalização levaram o mercado a buscar e oferecer soluções que pudessem dar autonomia a células locais.

Soma-se a isso o próprio fenômeno da internet, e como ele mudou drasticamente a forma de o usuário se relacionar com um sistema –afinal de contas, na web, a utilização de um sistema precisa ser bastante intuitiva –o novo cenário exigia que o usuário pudesse entender de maneira prática como utilizar um aplicativo, ou um site, sem precisar ser treinado, por exemplo.

Ao mesmo tempo, surgia também o conceito de SaaS –software as a service, ou software como serviço, que habilitava os fornecedores a não somente vender uma licença de software, mas também oferecer sua hospedagem, manutenção e atualização. O cenário da mudança de como o RH encarava seus sistemas estava pronto.

Mas afinal, como a experiência do usuário pode melhorar processos em RH?

Basicamente, a experiência do usuário (ou na sua sigla em inglês também muito usada, UX –user experience) trata de entender como melhorar a experiência do usuário que interage com tecnologia. Seu principal objetivo é entender as necessidades do usuário ao usar um produto ou sistema, para que seu uso seja o mais fácil possível, e o usuário não perca um tempo desnecessário manipulando um sistema que deveria, justamente, ter o efeito contrário.

Em RH, a experiência do usuário deve sempre se atentar para três públicos distintos: a equipe de Recursos Humanos, os gestores e os empregados –os quais são formados por pessoas de várias gerações, e que são diferentes no que tange às suas necessidades e expectativas.

Um bom exemplo são os portais de RH – uma ferramenta que se modernizou bastante, e hoje em dia é um alicerce fundamental para os processos em Recursos Humanos. Entretanto, não são raros os casos que a dificuldade da plataforma –ou sua complexa operacionalização—acabam desestimulando o empregado, que continua fazendo solicitações simples, como agendamento de férias, por exemplo, para o RH.

Esse é um exemplo que mostra o quanto a tecnologia pode permitir ao RH aumentar a performance e a produtividade quando a experiência do usuário foi pensada de maneira a tornar as tarefas mais fáceis.

Um relatório da Deloitte, publicado em 2017, aponta que o RH cada vez mais deve contar com soluções que coloquem a experiência do usuário no foco principal das ferramentas adotadas. Isso significa desenvolver ferramentas e processos com um objetivo claro: criar uma experiência significativa e relevante para o empregado por meio de soluções que incentivem seu uso e que sejam simples de serem operadas.

Para se ter uma ideia da importância dessa maneira de pensar, a Deloitte recomenda que os RHs passem a mirar em conceitos ainda pouco explorados pela área, como design digital e design de aplicativos mobile.

Entretanto, o mesmo relatório da Deloitte aponta que o tema “design thinking” (que engloba a experiência do usuário) ainda é um item que está fora do radar dos RHs.

E os Millennials?

Embora alguns especialistas tendam a fazer uma correlação direta entre a mudança de paradigma na experiência do usuário em RH e a ascensão dos Millennials nas organizações (a geração que nasceu a partir da década de 90), é certo que as mudanças do comportamento do usuário em relação ao uso da tecnologia não ocorrem só por conta da inserção dos mais jovens no mercado de trabalho. A mudança que a tecnologia provocou é não está restrita a apenas uma única geração, e tem impacto sobre a força de trabalho ativa de maneira geral.

Qual é a melhor solução?

A experiência do usuário é um aspecto importante, e que não deve mais ser deixado de lado pelo RH. A tendência é que, nos próximos anos –e principalmente com a mudança de paradigma ocasionada pelo eSocial—os RHs brasileiros coloquem no radar a questão da usabilidade como um requisito importante na hora de escolher uma nova solução para Recursos Humanos – ainda mais quando a escolha da ferramenta adequada pode gerar um enorme impacto na produtividade.

Nós da Apdata estamos sempre focados em otimizar os processos de requisição de pessoal. Se conceitos de Inteligência Artificial e Robotização nos processos de seleção de pessoas te interessa, leia mais nesse artigo.