O que a LGPD significa para os dados do funcionário

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) vai garantir que as pessoas tenham direito à privacidade e proteção de dados que hoje tem sido comumente coletados, armazenados e utilizados por empresas públicas e privadas.

O objetivo final é garantir que o usuário possa fazer suas próprias escolhas sobre como suas informações são utilizadas pelas instituições. As novas regras foram inspiradas na GPDR, lei europeia criada e colocada em prática em 2018.

Devido à pandemia de Covid-19, houve uma mudança no cronograma de implantação: se definiu que a LGPD entrará em vigor apenas em maio de 2021, enquanto as instituições poderão ser autuadas a partir de agosto do mesmo ano.

Ainda que seja um espaço de tempo relativamente grande, uma pesquisa realizada em 2019 pela Serasa Experian indicou que, na época, 85% das empresas brasileiras ainda não estavam preparadas para atender às exigências que deveriam vigorar dali a doze meses. Será que agora estão?

Dados dos funcionários

No Recursos Humanos há uma grande circulação e acúmulo de dados de pessoas que já passaram pela empresa, como funcionários atuais e antigos e profissionais que participaram de processos seletivos, mas nunca foram contratados.

É uma mudança que, então, vai impactar tanto as políticas internas e a forma como seus profissionais se preocupam e lidam com as informações armazenadas como também a contratação de parceiros e uso de soluções digitais que garantam tranquilidade com relação à proteção dos dados.

Nesse sentido, o software Global Antares (GA) da Apdata, que fornece dezenas de módulos para otimizar os processos do Recursos Humanos, garante total segurança no armazenamento das informações por meio de sua tecnologia multicamadas e dos protocolos de proteção e comunicação nas camadas de rede e de aplicação.

Com relação às práticas internas, vale aproveitar o adiamento da implantação da lei para redefinir as políticas de armazenamento e uso de dados e promover treinamentos para as equipes que estão diretamente ligadas a essas informações.

Mais do que padronizar protocolos de consentimento da utilização dos dados e documentações de colaboradores e candidatos, é preciso que toda a equipe de Recursos Humanos tenha conhecimento claro e amplo sobre a importância dessas práticas.

Ou seja, estamos falando em uma mudança profunda na cultura e rotina de trabalho desse setor.

Com a LGPD, as organizações assumem, também, um papel fundamental na educação dos colaboradores e dos candidatos que passarem por seus processos, pois é direito de cada pessoa negar que a empresa mantenha seus dados arquivados, por mais seguro que ele seja.

O que se recomenda é realizar um processo transparente em que cada candidato ou funcionário assine um documento concordando – ou não – com o armazenamento e uso de suas informações em vez de assumir que todos aceitam sem lhes questionar.

A pessoa terá, ainda, o direito de revogar a qualquer momento o consentimento previamente concedido sem que isso lhe traga qualquer custo financeiro.

A regulamentação e a fiscalização das regras instituídas pela LGPD serão feitas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). A falta de transparência nos processos levará a uma penalização legal, além dos danos possíveis à imagem.

A seriedade com que essa mudança deve ser enfrentada exige que diversas áreas dentro das organizações adaptem suas práticas, não apenas o Recursos Humanos. Portanto, os próximos meses são uma oportunidade para que gestores e líderes de marketing, pesquisa e desenvolvimento, vendas e outros setores alinhem suas estratégias e práticas com auxílio do departamento jurídico.

Dessa forma, quando maio de 2021 chegar, essas empresas terão uma vantagem competitiva frente àquelas que não souberam aproveitar adequadamente o tempo que lhes foi dado.